La herramienta que hoy quiero proponeros es la técnica de los cinco porqués de Toyota, que sirve para solucionar problemas. Muchas veces ocurre en el mundo laboral que creamos un problema, y pasamos inmediatamente a querer solucionarlo rápido, a justificarnos o a buscar otros posibles culpables para escurrir el bulto.

En vez de eso, esta herramienta ayuda a analizar el problema de manera objetiva y poder así mejorar sin demasiadas cargas de culpa, pero sí con responsabilidad.

La empresa Toyota, en una ocasión, estaba trabajando en mejorar sus procesos de producción, y creó una técnica para detectar problemas y resolverlos más rápidamente, precisamente para avanzar antes y poder aumentar la productividad. Esta técnica consiste en ir a la causa anterior 5 veces, para comprender el problema originario y atacarlo directamente.

5 porqués de Toyota

¿Cómo aplicar en este caso la herramienta de los 5 porqués?

Puede utilizarse de manera individual o para equipos de trabajo. Aquí voy a poner un ejemplo de uso individual para que veáis cómo funcionaría:

Supongamos que hoy has salido tarde de casa y llegas fuera de hora a una reunión importante, algo que te hace perder un cliente. Tu enfado contigo mismo es enorme, así que decides analizar qué ha pasado para poner remedio y que no vuelva a suceder algo parecido.

  1. ¿Por qué he llegado tarde?: Porque me he despertado tarde
  2. ¿Por qué me he despertado tarde?: Porque ayer me acosté de madrugada
  3. ¿Por qué ayer me fui a dormir tan tarde?: Porque estuve acabando el informe que necesitaba tener hoy
  4. ¿Por qué no había acabado el informe?: Porque había calculado que tardaría menos de lo que tardé en hacerlo
  5. ¿Por qué calculé mal el tiempo?: Porque no tuve en cuenta las horas de documentación previa que necesitaría invertir en el mismo

Probablemente hay más causas asociadas a que haya llegado tarde, y podía haber viajado por diferentes rutas, pero si al menos he detectado un área de mejora, en este caso la habilidad de calcular el tiempo real en hacer mis tareas pendientes, puedo la próxima vez mejorar en este área, y afectar positivamente al resto de problemas asociados.

¿Qué aporta esta herramienta?

  • Permite identificar rápidamente la causa raíz de un problema
  • Al solucionar la causa raíz, puede afectar positivamente en resolver otros problemas derivados de todo un árbol evolucionado de la causa raíz.
  • Ayuda a ganar tiempo y ahorrar energía innecesaria o mal canalizada

¿Cómo asegurarte de utilizar bien la técnica?

  • Recaba el mayor número de datos posibles sobre el problema a analizar.
  • Céntrate en las probabilidades más altas, y no en las posibilidades infinitas. Si no, puedes perderte en derroteros que no tengan nada que ver, y pasar a perder mucho tiempo.
  • Pregúntate sobre cada respuesta que vayas dando a los porqués, para asegurarte de que son las respuestas adecuadas para tu objetivo: comprender la causa originaria.
  • Preferiblemente, practica esta técnica en grupo y creando un brainstorming para cada pregunta, de tal manera que des espacio para otras ideas, enfoques y respuestas, hasta llegar a la mejor.
  • En caso de que tardes mucho en encontrar claridad y en avanzar, es recomendable cambiar a otra técnica diferente, como el diagrama de árbol, el diagrama de Ishikawa o la matriz de planificación de acciones.

Con todo, no siempre funciona, porque en problemas de carácter menos técnico y más humano es más difícil ser descriptivo sin caer en valoraciones o saltos lógicos, y por tanto puede ocurrir que sea esta técnica sea ineficaz.


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